Waarom goede managers het moeilijk hebben om hun team verantwoordelijkheid te laten nemen

Als je een people manager bent, zal je onmiddellijk iemand uit je team voor ogen hebben als ik het heb over mensen die nooit verantwoordelijkheid nemen – toch? Wanneer er iets fout gaat, …

… is het nooit hun schuld;
… hadden ze pech;
… deed iemand anders zijn job niet;
… had niemand hen ooit verteld dat dit van hen verwacht werd…
…

De lijst met excuses is eindeloos en blijft maar groeien elke keer als er iets fout gaat.

Deze mensen lijken überhaupt geen verantwoordelijkheid te nemen. Ze geven niet toe dat ze misschien een fout gemaakt hebben. En dus staat het als een paal boven water dat het de volgende keer, in een gelijkaardige situatie, weer fout zal gaan – omdat ze geen verantwoordelijkheid nemen…
Het is niet eenvoudig met deze mensen in je team.

Dus hoe kan je deze mensen veranderen en ervoor zorgen dat ze verantwoordelijkheid nemen? Ik deel graag 5 tips hoe je als manager dit gedrag kan veranderen:

1. Focus op de oplossing – en vraag om input!

   Wanneer er iets fout gaat (en er gaan constant dingen fout!), is het belangrijk om te focussen op de oplossing, NIET op het vinden van de schuldige of op het voorkomen van gelijkaardige problemen (dat komt later wel!).

   Begin in plaats daarvan met het bepalen van de acties die nodig zijn om het probleem op te lossen. Maar doe dat niet op je eentje – vraag input van het team. En wat nog belangrijker is, beoordeel de gevraagde input NIET, maar werk samen aan verschillende opties. Wat zijn mogelijke oplossingen? Wat zijn de voor- en nadelen van deze opties? Hoe haalbaar zijn ze? Wie zou de taken kunnen uitvoeren?

   Beslis daarna samen over de beste optie en stel een plan op om de acties uit te voeren.

2. Follow-up van de uitvoering & vieren van de oplossing

   Wanneer je weet wat de acties zijn om het probleem op te lossen, zorg er dan voor dat iedereen goed begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht en tegen wanneer. Zorg er ook voor dat andere teams weten dat andere taken waarschijnlijk uitgesteld zullen worden.

   Volg daarna de uitvoering op: verloopt alles volgens plan? Hebben we iets gemist bij het opstellen van het plan? Zijn er onverwachte problemen?

   Als het plan volledig uitgevoerd is, vier dan de toewijding en de inspanningen van het team. Iets corrigeren en voorkomen dat het meer schade aanricht is een grote prestatie en moet gevierd worden!

3. Zoek naar de oorzaak, niet naar de schuldige

   Wanneer je weet HOE je het probleem moet oplossen, zal je ook willen begrijpen WAAROM het in de eerste plaats fout ging. Zodat dit in de toekomst voorkomen kan worden. Uiteraard. Maar vaak voelen mensen zich bedreigd of schuldig. Dus gaan ze dingen achterhouden, zodat je de oorzaak niet kan vinden en een gelijkaardig probleem zich opnieuw voordoet.

   Om dit te voorkomen, maak je heel duidelijk dat je niet geïnteresseerd bent in het uitzoeken wie een fout heeft gemaakt – iedereen maakt namelijk voortdurend fouten. Je bent niet geïnteresseerd in het horen van een naam – eigenlijk mag niemand zelfs maar een naam noemen.

   Het enige waar je in geïnteresseerd bent, is begrijpen WAAROM iets is gebeurd. Dus analyseer samen het probleem, leer dingen die je eerder niet wist en vind de oorzaak van het probleem.

4. Formuleer samen strategieën om soortgelijke situaties in de toekomst te vermijden

   Als je de oorzaak van het probleem hebt vastgesteld, neem dan de tijd om te kijken hoe dergelijke situaties in de toekomst vermeden kunnen worden. Misschien kan je iets uit de oplossing systematisch gebruiken? Of kunnen er extra controles worden uitgevoerd?

   Belangrijk is ook hier dat je het nooit persoonlijk maakt! Als er iets fout gaat, is dat omdat er een fout in het proces zat waardoor dit kon gebeuren. Het gaat er dus om het proces bij te stellen, niet om de mensen die bij het proces betrokken zijn een reprimande te geven.

5. Communiceer duidelijke verwachtingen

   Communiceer daarna duidelijke verwachtingen over wat je verwacht dat er gebeurt als er zich een soortgelijke situatie voordoet. Als mensen weten wat er van hen verwacht wordt, is het veel gemakkelijker om de juiste acties te nemen.

   En in uitzonderlijke geval dat er iemand niet doet wat er van hen verwacht wordt, doorloop dan hetzelfde proces en zorg ervoor dat niemand als zondebok aangeduid wordt. Hoe kunnen we het nu oplossen? Wat is de oorzaak van het niet uitvoeren van de verwachte taken? Hoe kunnen we dit in de toekomst vermijden?

Door deze 5 tips toe te passen, zal je al snel veranderingen in je team opmerken.

• Je teamleden zullen pro-actiever communiceren wanneer er iets fout gaat,
• ze komen met een voorstel voor wat er nu moet gebeuren,
• ze zullen hun fouten toegeven en ze zo snel mogelijk herstellen,
• ze zullen zelfs nieuwe initiatieven voorstellen om andere fouten in de toekomst te vermijden.

Natuurlijk kun je niet verwachten dat dingen van de ene op de andere dag veranderen, maar als je deze tips consequent toepast, beloof ik je dat je team je zal verbazen!

Zou jij niet graag de manager van dat team zijn?